CSRD-Berichterstattung scheitert selten am Willen. Sie scheitert fast immer an denselben drei Problemen: niemand weiß genau, welche Abteilung welche Daten liefern muss, es gibt keinen einheitlichen Prozess für die Datenerhebung, und am Ende stimmen die Zahlen nicht überein.
Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen CSRD-Datenprozesse abteilungsübergreifend strukturieren, welche ESRS-Standards welche internen Funktionen betreffen und wie Dcycle die Koordination automatisiert.
Warum CSRD ein abteilungsübergreifendes Koordinationsproblem ist
Die CSRD und ihre European Sustainability Reporting Standards (ESRS) verlangen Angaben zu Umwelt, Sozialem und Unternehmensführung, kurz ESG. Was auf dem Papier wie ein Nachhaltigkeitsthema aussieht, ist in der Praxis ein unternehmensweites Datenprojekt.
Scope-1- und Scope-2-Emissionen kommen aus der Produktion und dem Facility Management. Scope-3-Emissionen aus der Lieferkette werden vom Einkauf verantwortet. Mitarbeiterkennzahlen liefert HR. Governance-Angaben kommen von der Rechtsabteilung oder direkt von der Geschäftsführung. Finanzkennzahlen für die EU-Taxonomie oder ESG-gebundene Finanzierung stammen aus dem Controlling.
Kein einzelner Bereich besitzt alle Daten. Ohne klare Verantwortlichkeiten und ein zentrales System entsteht das typische Chaos: verstreute Excel-Dateien, inkonsistente Einheiten, fehlende Quellenangaben, verpasste Deadlines.
Praxis-Tipp: Beginnen Sie die CSRD-Vorbereitung mit einer internen Daten-Stakeholder-Map: welche Abteilung besitzt welche Daten? Diese Übersicht, erstellt vor der ersten Dateneingabe, verhindert später Wochen an Nacharbeit.
ESRS-Standards und ihre abteilungsinternen Verantwortlichkeiten
Die ESRS sind in fünf Bereiche gegliedert: Umwelt (E), Soziales (S), Governance (G) sowie übergreifende Standards (ESRS 1 und ESRS 2). Jeder Standard hat direkte Auswirkungen auf bestimmte Unternehmensbereiche.
ESRS E1: Klimawandel
Das zentrale ESRS für die meisten Unternehmen verlangt vollständige Scope-1-, Scope-2- und Scope-3-Emissionsbilanzen, Klimarisikobewertungen und einen Transition Plan.
Federfüh rende Abteilungen: Facility Management und Produktion für Scope 1 (Direktemissionen) und Scope 2 (Strom und Fernwärme). Der Einkauf für Scope-3-Kategorien wie eingekaufte Waren und Dienstleistungen, Geschäftsreisen und Logistik. Das Controlling für die finanziellen Klimarisiken.
Besondere Herausforderung: Scope-3-Emissionen erfordern Daten von Lieferanten. Ohne strukturierte Lieferantenbefragungen bleibt Kategorie 1 (eingekaufte Güter) eine grobe Schätzung. Dcycle vereinfacht diesen Prozess durch automatisierte Lieferantenumfragen.
ESRS S1: Eigene Belegschaft
ESRS S1 verlangt detaillierte Angaben zur Belegschaft: Beschäftigungsverhältnisse, Diversität, Löhne, Schulungen, Arbeitssicherheit und Gewerkschaftsvertretung.
Federführende Abteilung: HR. In der Praxis fehlen KMU und mittleren Unternehmen oft standardisierte HR-Datensysteme, die diese Kennzahlen konsistent liefern. Besonders Schulungsstunden, Fluktuationsraten und Lohntransparenzangaben werden häufig nicht systematisch erfasst.
Federführende Abteilung (Arbeitssicherheit): EHS (Environment, Health and Safety) oder die Sicherheitsbeauftragten, sofern vorhanden. Bei kleineren Unternehmen häufig die Produktionsleitung.
ESRS G1: Unternehmensführung
ESRS G1 deckt Antikorruption, Lobbying, Steuer-Governance und Lieferantenmanagement ab.
Federführende Abteilung: Rechtsabteilung oder Compliance, für Unternehmen ohne dedizierte Rechtsabteilung die Geschäftsführung direkt. Zu den konkreten Datenpunkten gehören bestätigte Korruptionsfälle und deren Behandlung, Lobbying-Ausgaben und Beschwerdemechanismen.
ESRS E2-E5: weitere Umweltthemen
Wassernutzung (E3), Biodiversität (E4) und Ressourcennutzung/Kreislaufwirtschaft (E5) betreffen vor allem produzierende Unternehmen und werden von Produktion, Facility Management und Einkauf verantwortet.
Fokus auf Wesentlichkeit: Nicht alle ESRS sind für jedes Unternehmen relevant. Die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse bestimmt, welche Themen berichtspflichtig sind und welche weggelassen werden können. Das reduziert den Datenerhebungsaufwand erheblich.
Die häufigsten Datenlücken in der CSRD-Praxis
Aus Implementierungsprojekten bei deutschen Unternehmen aller Größen kennen wir bei Dcycle die typischen Probleme:
Scope-3-Emissionen fehlen fast immer. Die meisten Unternehmen können Scope 1 und 2 relativ schnell erheben. Bei Scope 3 fehlen die Lieferantendaten. Besonders Kategorie 1 (eingekaufte Güter und Dienstleistungen) und Kategorie 11 (Nutzung verkaufter Produkte) sind ohne Lieferantenumfragen oder Lifecycle-Daten nicht befüllbar.
HR-Daten sind unsystematisch. Schulungsstunden, Fluktuationsraten nach Geschlecht, Lohngefälle: diese Kennzahlen werden in vielen Unternehmen gar nicht oder inkonsistent erfasst. Der ESRS-S1-Aufwand überrascht viele Unternehmen, weil er weit über das hinausgeht, was im Jahresabschluss ohnehin ausgewiesen wird.
Governance-Angaben sind unklar strukturiert. Antikorruptionsrichtlinien existieren, sind aber nicht dokumentiert oder nicht für den ESRS-G1-Standard aufbereitet. Beschwerdemechanismen sind vorhanden, aber nicht formalisiert genug für eine auditfähige Berichterstattung.
Finanzkennzahlen fehlen für die EU-Taxonomie. Unternehmen, die parallel zur CSRD die EU-Taxonomie beachten müssen, benötigen CapEx- und OpEx-Schlüsselungen nach nachhaltigen Aktivitäten. Das erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Controlling und der ESG-Verantwortlichen.
Dcycle zeigt Ihnen in einer geführten Gap-Analyse, welche ESRS-Datenpunkte in Ihrem Unternehmen fehlen, und weist die Erhebung direkt den zuständigen Abteilungen zu.
Gap-Analyse starten →Wie Dcycle die abteilungsübergreifende Datenerhebung automatisiert
Dcycle ist eine ESG-Management-Plattform, die entwickelt wurde, um genau dieses Koordinationsproblem zu lösen.
Aufgabenbasierte Datenerhebung: Dcycle weist jeden ESRS-Datenpunkt direkt der verantwortlichen Person zu. HR sieht seine Aufgaben, Produktion ihre Energiedaten, Einkauf die Scope-3-Anforderungen. Alle arbeiten in derselben Plattform, ohne E-Mail-Koordination und ohne Versionskonflikte.
Automatisierte Lieferantenumfragen: Für Scope-3-Emissionen und Lieferkettendaten sendet Dcycle strukturierte Umfragen direkt an Lieferanten. Die Antworten fließen automatisch in die Emissionsberechnung ein.
Lückenanalyse in Echtzeit: Jederzeit sichtbar, welche Datenpunkte noch fehlen, welche Abteilungen im Rückstand sind und wie vollständig der aktuelle Berichtsstand ist. Das vermeidet Überraschungen kurz vor der Einreichungsfrist.
Audit-Trail und Versionierung: Jede Dateneingabe ist dokumentiert: wer hat was wann eingegeben, auf welcher Grundlage. Das ist die Grundlage für die externe Prüfung, die ab dem zweiten Berichtsjahr für viele Unternehmen verpflichtend wird.
Multi-Framework in einer Plattform: CSRD/ESRS, EU-Taxonomie, GHG Protocol, LkSG und VSME parallel in Dcycle. Wer für die Holding CSRD-pflichtig ist und gleichzeitig Lieferantendaten für VSME benötigt, verwaltet alles ohne redundante Dateneingabe.
Wie ein strukturierter CSRD-Prozess in der Praxis aussieht
Ein realistischer Zeitplan für den ersten CSRD-Bericht in einem deutschen mittelständischen Unternehmen:
Monate 1-2: Wesentlichkeitsanalyse abschließen. Klären, welche ESRS-Themen berichtspflichtig sind. Das Ergebnis bestimmt den gesamten Datenerhebungsaufwand.
Monate 3-5: Datenprozesse aufbauen. Abteilungsverantwortliche benennen, Datenpunkte zuweisen, erste Erhebungsrunde starten. In dieser Phase zeigen sich die tatsächlichen Datenlücken.
Monate 6-9: Datenlücken schließen. Lieferantenumfragen starten, fehlende HR-Systeme ergänzen, Governance-Dokumentation formalisieren.
Monate 10-12: Berichtsentwurf erstellen, intern reviewen, Wirtschaftsprüfer einbinden. Finalen Bericht verabschieden.
Unternehmen, die diesen Prozess ohne digitale Unterstützung durchführen, berichten typischerweise von 1,5 bis 2-fach längeren Durchlaufzeiten und deutlich höheren Korrekturaufwänden vor der Prüfung.
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Wer ist für die CSRD-Datenerhebung im Unternehmen verantwortlich?
Es gibt keine einzelne Antwort. In der Praxis koordiniert meist eine Stabsstelle oder eine Person aus Controlling oder Compliance die CSRD-Verantwortung. Die eigentliche Datenlieferung verteilt sich auf HR, Produktion, Einkauf, Facility Management und Rechtsabteilung. Entscheidend ist, dass die koordinierende Stelle direkten Zugang zur Geschäftsführung hat und abteilungsübergreifend weisungsbefugt ist. Dcycle unterstützt dieses Modell durch rollenbasierte Zugriffsrechte und Aufgabenverteilung.
Müssen wir alle ESRS-Standards berichten oder nur die wesentlichen?
Nur die wesentlichen. Die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse bestimmt, welche ESRS-Themen für Ihr Unternehmen berichtspflichtig sind. Ein Dienstleistungsunternehmen ohne Produktionsstätten wird in der Regel nicht über ESRS E2 (Umweltverschmutzung) berichten müssen. Ein produzierendes Unternehmen hingegen wird kaum um ESRS E1 herumkommen. Der erste Schritt ist immer die Wesentlichkeitsanalyse, dann der Datenerhebungsplan.
Was tun, wenn Lieferanten keine Scope-3-Daten liefern?
Das ist ein häufiges Problem. Die ESRS erlauben in begründeten Fällen die Verwendung von sekundären Emissionsfaktoren (Branchendurchschnitte, GHG-Protocol-Datenbanken), wenn Primärdaten von Lieferanten nicht verfügbar sind. Das muss im Bericht offengelegt und begründet werden. Dcycle unterstützt beide Wege: automatisierte Lieferantenumfragen für Primärdaten und integrierte Emissionsfaktor-Datenbanken für Sekundärdaten. Langfristig sollte man auf Primärdaten hinarbeiten, da Prüfer und Investoren diese bevorzugen.
Ab wann ist eine externe Prüfung des CSRD-Berichts verpflichtend?
Die CSRD sieht eine stufenweise Einführung der externen Prüfung vor. In der ersten Phase (ab 2025, für Berichte ab FY2024) gilt eine begrenzte Assurance, vergleichbar mit einem Review. Eine vollständige Prüfung (Reasonable Assurance) ist für spätere Phasen vorgesehen, der genaue Zeitplan wird noch finalisiert. Unabhängig davon: Wirtschaftsprüfer erwarten schon heute vollständige Audit-Trails, Quellenangaben und eine dokumentierte Methodik. Wer das nicht hat, riskiert aufwändige Nacharbeiten kurz vor der Prüfung.
Wie hilft Dcycle bei der ersten CSRD-Prüfung?
Dcycle dokumentiert jeden Datenpunkt mit Eingabedatum, verantwortlicher Person, Quelle und Berechnungsmethode. Diese Informationen sind für den Wirtschaftsprüfer jederzeit abrufbar, ohne manuelle Zusammenstellung. Zusätzlich zeigt Dcycle vor der Prüfung automatisch, welche Datenpunkte noch nicht vollständig belegt sind, sodass Lücken geschlossen werden können, bevor der Prüfer sie entdeckt.
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